武漢大學（教職工）因公臨時出國/赴港澳業(yè)務辦理指南
第一步 申報出訪計劃每年12月份和6月份
1.根據《關于加強因公臨時出國（境）計劃管理的通知》（武大外字〔2022〕38號）的規(guī)定，各單位和個人應科學制定出訪年度計劃并合理安排相關工作。
注意：出訪計劃不等同于出訪審批，實際執(zhí)行因公任務前，務必提前在系統(tǒng)完成審批流程。
2.申報方式：武漢大學智慧珞珈（信息門戶）--應用中心--“教職工因公臨時出國（境）、在線參加國（境）外會議管理”系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）。在菜單欄中找到“年度計劃”，點擊填寫并提交。
第二步 校內手續(xù)
出國請?zhí)崆?/strong>60-90天開始辦理
赴港澳請?zhí)崆?/strong>25-90天開始辦理
校內手續(xù)一般10個工作日內完成
1.出訪人員登錄“教職工因公臨時出國（境）、在線參加國（境）外會議管理”系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”），在線提交申請材料。
需要上傳的材料如下：
（1）合格邀請函；
（2）詳細行程安排（系統(tǒng)提供模板）；
（3）因公臨時出國（境）預算明細表（系統(tǒng)提供模板）；
（4）增補材料。
2.網上申請經學院、網絡信息安全辦公室、組織部/人事部、國際交流部（港澳臺事務辦公室）、財務部線上審批通過后，進入第三步。
第三步 校外手續(xù)辦理因公證照及簽證/簽注
出訪人員收到校內審批通過短信的第二個工作日起，按照短信提示，準備如下紙質材料送至信息學部國際交流服務中心209室（湖北省外辦服務窗口）辦理因公證照及簽證/簽注（若已有因公證照，則只辦理簽證/簽注）。
1.出國材料清單：
（1）《備案表》1份，在“系統(tǒng)”中下載，學校中層副職及以上領導干部前往組織部辦理簽字蓋章手續(xù)，其他人員前往人事部辦理簽字蓋章手續(xù)；
（2）《因公出國申請表》1份，在“系統(tǒng)”中下載word版本，自行補充空缺信息后打印，此表無需蓋章，但需要彩色打印；
（3） 《武漢大學因公出國人員信息表》1份，在“系統(tǒng)”中下載word版本，自行補充空缺部分后打印；
（4） 英文邀請函，部分國家還需邀請函中文翻譯件；
（5） 戶口本的本人信息頁復印件、身份證正面復印件；
（6） 證件照片，按各國大使館要求對應準備；
（7）辦理簽證所需的其它材料：請前往“系統(tǒng)”首頁最下方“幫助”欄下載《各國簽證要求》查看。
（8）中國與外國互免簽證協定一覽表請到“中國領事服務網”查詢。
網址：http://cs.mfa.gov.cn/
2.赴港澳地區(qū)材料清單：
（1）《備案表》1份，在“系統(tǒng)”中下載，學校中層副職及以上領導干部前往組織部辦理簽字蓋章手續(xù)，其他人員前往人事部辦理簽字蓋章手續(xù)；
（2）《因公赴港澳申請表》1份，在“系統(tǒng)”中下載word版本，自行補充空缺信息后打印，此表無需蓋章，但需要彩色打印；
（3）《辦理赴港澳任務批件、通行證事項表》1份，在“系統(tǒng)”中下載word版本，自行補充空缺部分后打印；
（4）英文邀請函及中文翻譯件；
（5）戶口本的本人信息頁復印件、身份證正面復印件；
（6）小兩寸白底免冠證件照片，著深色服裝，不能帶眼鏡。
第四步 返校手續(xù)
1. 返校后7天內在“系統(tǒng)”中填寫總結報告，上傳因公證件的首頁、簽證/注頁、出入境頁掃描件及《中央八項規(guī)定及其實施細則精神報告表》（“系統(tǒng)”中有模板）。
2. 出訪人員（團組中所有成員）因公證件歸還至信息學部國際交流服務中心。歸還證件第二天起，方可在外事自助打印機上打印報銷材料。
3. 準備報銷材料（僅供參考，以財務部規(guī)定為準）：
（1） 《武漢大學出國、赴港澳任務批件（確認件）》1份，外事自助打印機上打印；
（2） 《武漢大學因公臨時出國（境）人員申請表》1份，外事自助打印機上打印；
（3） 《武漢大學因公臨時出國（境）任務和預算審批意見表》1份，在“系統(tǒng)”中下載；
（4）邀請函及翻譯件；
（5）因公證件及出入境記錄頁復印件；
（6）相關票據；
（7）特殊事項說明。
自助打印機服務終端位置分布：
文理學部國際交流部1樓、文理學部綜合事務服務中心（當代樓）1樓、信息學部國際交流服務中心1樓、工學部雅各樓1樓大廳（左手邊）、醫(yī)學部8號樓1樓大廳（右手邊）、人民醫(yī)院第一臨床學院1樓、口腔醫(yī)院14樓。
如有疑問和需緊急處理的出訪，請及時聯系學院外事秘書羅昱。
辦公室電話：68756710
辦公室：117
